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MÉTODO 5W2H
MÉTODO 5W2H

MÉTODO 5W2H

Se você algum dia já brincou de telefone sem fio, sabe que quanto mais longo o caminho entre a primeira fala e o último ouvido, pior é. A mensagem muda e, muitas vezes, chega completamente deformada no destino final.

Vejo diretores conversando com os gerentes, gerentes conversando com supervisores, e supervisores conversando com vendedores. E o que foi decidido pela diretoria acaba chegando completamente diferente ao pessoal da linha de frente. Vamos dar um exemplo. Imagine que, quando um diretor transmite uma mensagem para seus gerentes, essa mensagem é entendida, em média, 90%. Quando esses gerentes repassam a mensagem a um supervisor, a mensagem novamente é 90% entendida. Quando esse supervisor repassa a mensagem para seus vendedores, mais uma vez ela é 90% entendida. O resultado final é que, entre o diretor e o vendedor, lá na ponta, a mensagem já perdeu muito do seu significado (90% x 90% x 90% = 72.9%). E quanto mais gente envolvida, pior fica.

A comunicação na empresa não pode ter falhas. Principalmente quando estamos constantemente falando de foco no cliente, de diferenciação, de atributos, de valor agregado. Não se deveriam cometer erros por que alguém não entendeu e repassou uma mensagem errada. Isso é inaceitável e não pode acontecer na sua equipe. A partir de hoje, você tem de prestar atenção e evitar que isso aconteça. Felizmente, você não precisa passar todo o seu tempo atrás das pessoas verificando se elas realmente estão com a mensagem correta. Para isso, você irá utilizar o método 5W2H todas as vezes que uma mensagem importante e estratégica tiver de ser passada.

O método 5W2H é um tipo de checklist utilizado para garantir que a operação seja conduzida sem nenhuma dúvida por parte das chefias e subordinados. Os 5W correspondem às seguintes palavras do inglês: What (o que); Who (quem); Where (onde); When (quando) e Why (por que). Os 2H são: How (como) e How Much (quanto custa). Ao definir uma ação que deve ser tomada, você ira desenvolver uma simples tabela colocando nas colunas os 5W2H. Defina:

What – O que será feito (etapas)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)
 
Veja que esse método cobre de uma maneira ampla como tudo ocorrerá com a ação, eliminando todas as dúvidas que possam surgir. Aqui está um exemplo da aplicação desse método:
 
José é um gerente de vendas e quer implementar uma nova campanha de televendas para a Páscoa. Ele definiu algumas regras que devem ser respeitadas e estabeleceu, junto a sua equipe, metas e premiações. Para que não ficasse nenhuma dúvida entre a equipe e entre os diretores da empresa, José fez a seguinte matriz 5W2H:
 
O QUE
(What)
POR QUE
(Why)
ONDE
(Where)
QUEM
(Who)
QUANDO
(When)
COMO
(How)
QUANTO CUSTA
(How much)
Preparativo da campanha Motivar vendedores na campanha Sala de vendas Gerente e supervisor 09 de março Decorar a sala com o tema R$ 200,00
Lançamento da campanha Aumentar as vendas para Páscoa Sala de vendas Gerente e supervisor 10 de março Oferecer café-da-manhã R$ 150,00
Distribuição de metas Definir metas maiores de vendas Sala de vendas Gerente Após café-da-manhã Cada vendedor terá folha para acompanhamento de vendas e meta R$ 0,00
Fechamento parcial Motivar para o fechamento total das metas Sala de vendas Gerente e supervisor Uma semana após o início da campanha Reunião após as 18h para apresentação dos resultados R$ 0,00
Fechamento da campanha Analisar os resultados obtidos Sala de reuniões Gerente e diretores Segunda-feira após a Páscoa Reunir todos, apresentando os resultados R$ 0,00
Apresentação dos vencedores Reconhecimento do trabalho Sala de reuniões Gerente Após o fechamento da campanha Entrega de troféu e recompensa R$ 1.000,00
Prêmio aos participantes Reconhecimento da participação de todos Sala de reuniões Gerente e Supervisor Após apresentação dos vencedores Entrega de ovo da Páscoa aos vendedores R$ 400,00
Palestra com o melhor vendedor Repartir a experiência com os colegas Sala de vendas Melhor vendedor da campanha Terça-feira após a Páscoa Vencedor demonstrará como atingiu os resultados, mostrando as melhores práticas R$ 0,00

 

Já os vendedores, poderão fazer a seguinte matriz 5W2H:

 

O QUE
(What)
POR QUE
(Why)
ONDE
(Where)
QUEM
(Who)
QUANDO
(When)
COMO
(How)
QUANTO CUSTA
(How much)
Contatar clientes da carteira Apresentar as ofertas da Páscoa Sala de vendas Vendedor 10 a 13 de março (tarde) Via e-mail e telefone R$ 0,00
Prospectar novos clientes e aumentar o tíqute-médio da compra Aproveitar as ofertas para atrair mais clientes Sala de reuniões e visitas Vendedor 10 a 13 de março (manhã) Solicitar indicações aos já clientes; fazer e- mail marketing (se houver permissão); fazer vendas cruzadas com outros produtos R$ 0,00
Acompanhar resultados Avaliar se a meta será atingida Sala de Vendas Vendedor e colegas No fechamento parcial da campanha Analisar o que os colegas estão fazendo, a porcentagem de fechamento de negócios e a porcentagem da meta atingida R$ 0,00
Atingir a meta Para ser premiado ($$$) Sala de vendas e visitas Vendedor Durante a campanha Utilizar técnicas de prospecção, técnicas de fechamento e abordagem correta R$ 0,00
Receber premiação Recompensa do trabalho Sala de reuniões Vendedor Fechamento da campanha Atingir as metas estipuladas, respeitando as regras R$ 0,00

 

O uso correto dessa ferramenta permite que gerentes e equipes evitem mal-entendidos e desperdicem esforços. Além disso, ajuda a padronizar processos, que é um dos pontos-chave para o sucesso em vendas.

Fonte: Site vendamais.com.br

 

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